FASES DEL MONTAJE
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Tanto para el montaje de la Agenda de Calidad de modo manual como de modo informático, precisan de unos pasos mínimos:
1)Establecer los bloques de tiempo mínimos.
2)Establecer las prestaciones o los actos de Agenda.
3)Establecer los Márgenes Horarios.
a)Establecer el TIEMPO EN COMÚN.
b)Establecer el MARGEN HORARIO PARTICULAR.
4)Establecer los Calendarios de rotaciones.
5)Diseñar las Hojas de Agenda .
6)Hacer 20 copias de cada hoja de día.
7)Poner en marcha la rutina de , CADA SEMANA, añadir un juego de hojas.
FASES DEL MONTAJE
1.-Establecer los bloques de tiempo mínimos por tipo de agenda . Por ej. para la agenda de consulta sería de 4’, para exploraciones de 5’, para laboratorio, de 1’, para enfermería de 8’,...... . Será la unidad mínima de división de la agenda. Ejemplo, si a una agenda se le precisa 4’ como bloque mínimo, en 1h tendrá 15 huecos potenciales.
2.-Establecer las prestaciones o los actos de Agenda, sus siglas y sus bloques correspondientes: Ej: para la agenda de consulta , se establecerían : Espontánea paciente nuevo EPN, 2 bloques.
Ejemplo.
Agendas |
Minutos Bloque Mínimo |
Acto o Prestación |
Siglas |
Nº Bloques |
Consulta Médica |
5’ |
Espontánea Paciente Nuevo |
EPN |
2 |
|
|
Espontánea Pac.Conocido |
EPC |
1 |
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Concertada 1 bloque |
C1B |
1 |
|
|
Concertada 2 bloques |
C2B |
2 |
|
|
Concertada 3 bloques |
C3B |
3 |
|
|
Concertada 4 bloques |
C4B |
4 |
Exploraciones |
4’ |
Electrocardiograma |
ECG |
3 |
|
|
Espirometría Basal |
ESP |
2 |
|
|
Espirometría Broncodilatac. |
ESB |
3 |
|
|
Tensión Arterial Diagnóstica |
TAD |
2 |
|
|
Tonometría ocular |
TOC |
2 |
|
|
etc |
..... |
........... |
3.-Establecer los Márgenes Horarios Generales y semanales , de cada agenda.
3.1.- Establecer el TIEMPO EN COMÚN, vinculante para todo el centro
Ejemplo.
Hora |
Lunes |
Martes |
Miércoles |
Jueves |
Viernes |
8 |
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9 |
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10 |
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11 |
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12 |
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13 |
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14 |
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15 |
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16 |
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17 |
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18 |
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19 |
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3.2.- Establecer el MARGEN HORARIO PARTICULAR por cada agenda
Intentar no simultanear el inicio de todas las agendas.
Ejemplo.
Hora |
Lunes |
Martes |
Miércoles |
Jueves |
Viernes |
8 |
R |
|
L |
L |
|
9 |
|
|
R |
R |
|
10 |
|
L |
|
|
|
11 |
|
L |
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|
12 |
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13 |
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L |
|
L |
14 |
|
|
L |
|
L |
15 |
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|
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R |
16 |
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17 |
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18 |
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19 |
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Explicación : 25 horas de consulta ; 4 de Reunión “R”; 8h de trabajo individual “L”
4.-Establecer los Calendarios de rotaciones de las diferentes agendas : Avisos o guardias médicas, Exploraciones y curas de enfermería, ....... Establecimiento de todos los permisos previsibles posibles.
5.- Diseñar las Hojas de Agenda por profesional y día de la semana. Son las Hojas MAESTRAS, que serán específicas para cada día de la semana y contendrá los siguientes conceptos:
•Establecimiento de los Bloques mínimos o los huecos libres ,dentro del espectro de tiempo previsto en el punto anterior
•Poner número correlativo a cada bloque.
•Establecer los colchones de tiempo para absorber la demora de la cita espontánea
•Establecer la reserva de citas para la contingencia de la ausencia imprevista.
Ejemplo de Plantilla de Citación de un día de consulta.
Nº |
Hora |
Nombre paciente |
Nº |
Hora |
Nombre paciente |
1 |
8:00 |
esto es una cita espontánea de 5’ |
20 |
11:30 |
|
2 |
8:05 |
ésto una concertada de 5’ |
21 |
11:35 |
|
3 |
8:10 |
aquí pongo una concertada de 10’ |
22 |
11:40 |
|
4 |
8:20 |
|
23 |
11:50 |
aquí una espontánea de 5’ que me la pidieron hace 5 días |
5 |
8:25 |
|
24 |
11:55 |
|
6 |
8:30 |
|
25 |
12:00 |
|
7 |
8:35 |
esta es cita espontánea de nuevo 10’ |
26 |
12:05 |
|
8 |
8:45 |
aquí pongo cita concertada de 15’ |
27 |
12:10 |
|
9 |
9:00 |
aquí uso dos bloques para un |
28 |
12:15 |
|
10 |
9:05 |
concertado de 10’,con el nº 9 |
29 |
12:20 |
|
11 |
9:10 |
éste tendrá el nº 11. (El 10 se pierde) |
30 |
12:25 |
|
12 |
9:15 |
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31 |
12:30 |
aquí pongo al Hipertenso de 10’, de “programa”Concertada |
13 |
9:20 |
|
32 |
12:40 |
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14 |
9:25 |
|
33 |
12:50 |
|
15 |
9:30 |
|
34 |
12:55 |
|
16 |
9:45 |
fíjate que aquí pones un colchón de 15’ |
35 |
13:00 |
Aquí la concertada de salud mental |
17 |
10:15 |
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36 |
13:15 |
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18 |
10:25 |
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37 |
13:25 |
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19 |
10:30 |
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38 |
13:30 |
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éstos son huecos de reserva para |
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Tengo 6 potenciales huecos , a los que el administrativo del |
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cuando falte un profesional de manera |
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AAC pondrá hora y nº, entremedio de los que ya tengo. |
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inesperada |
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ES un fastidio que falte uno sin avisar . |
Explicación : 38 huecos, no homogéneos, con duraciones variables; colchones de cita, y huecos oscurecidos para la contingencia de la ausencia repentina.
Ésta hoja , por ejemplo es la de el lunes. Se desarrollará otra para el martes, etc.
6.- Hacer 20 copias de cada hoja de día, por lo que dispondremos de 20 semanas de cita
En esas hojas se aplicarán los acuerdos de turnos de guardias, permisos previstos ,...SUPONE UN LIBRO POR PROFESIONAL.
7.-Poner en marcha la rutina de , CADA SEMANA, añadir un juego de hojas de semana, para que nunca existan menos de 20 semanas de cita.